توثيق مسار العمل الحالي
اختر عملية أساسية واكتب خطواتها كما تحدث داخل الشركة. قد يبدأ العمل باستفسار يتحول إلى عرض سعر ثم طلب وتنفيذ وفاتورة. وقد يبدأ ببلاغ أو حجز أو مهمة دورية. حدد البيانات التي تدخل في كل خطوة، والمسؤول عنها، وما يسمح بالانتقال إلى الخطوة التالية.
سجل الحالات التي لا تسير بالطريقة المعتادة: تعديل طلب بعد اعتماده، تعذر تنفيذ مهمة، رفض عرض أو إلغاء حجز. هذه الحالات تكشف متطلبات يصعب اكتشافها من قائمة أسماء الشاشات وحدها.
الأدوار والصلاحيات
اكتب ما يحتاجه كل مستخدم للقيام بعمله. مسؤول الفرع قد يدير طلبات فرعه، والمندوب يتابع العملاء المسندين إليه، والإدارة تراجع التقارير. حدد أيضا من يستطيع التعديل أو الحذف أو الاعتماد، وما البيانات التي يحق له رؤيتها.
الصلاحيات جزء من طريقة عمل النظام وحماية بياناته. يجب أن تتحقق داخل الخادم عند الوصول إلى البيانات أو تنفيذ الإجراء، وأن تختبر بمحاولة الوصول من حساب لا يملك الإذن. إخفاء زر في الواجهة وحده لا يحقق هذا الغرض.
ربط البيانات بدلا من تكرار إدخالها
حدد السجلات الرئيسية والعلاقة بينها: عميل له طلبات، وطلب له مهام، وفاتورة مرتبطة بطلب أو عقد. اختر البيانات التي يجب حفظها مرة واحدة، والحقول التي تحتاج إلى تحقق عند إدخالها.
إذا كانت البيانات الحالية موزعة على ملفات، راجع ترتيبها وتكرارها وصيغها قبل الاستيراد. وضح ما سينقل إلى النظام وما سيبقى في الأرشيف، ومن يراجع صحة البيانات. لا يلزم نقل كل ملف تاريخي حتى تبدأ نسخة أولى مفيدة.
التقارير والإشعارات والتكاملات
ابدأ بالقرار الذي تحتاج الإدارة إلى اتخاذه. تقرير الطلبات المتأخرة يحتاج إلى تعريف واضح للتأخير وحالات الطلب وتواريخه. وتقرير التحصيل يحتاج إلى ربط الفواتير بالمدفوعات وحالتها. حدد الفلاتر والتصدير المطلوبين بحسب الاستخدام.
اكتب متى يصل الإشعار ولمن، وما الإجراء الذي يترتب عليه. وعند الربط بخدمة دفع أو رسائل أو نظام موجود، حدد اتجاه البيانات، والمسؤول عن الحسابات، وطريقة التعامل مع التعطل أو إعادة المحاولة.
مثال من الأعمال: منصة حاويات
تربط منصة حاويات الشركات وفروعها والعملاء والعقود والطلبات والمهام والفواتير. وتشمل لوحات تحكم حسب الدور، وإسناد المهام للسائقين، ومتابعة حالاتها، مع فصل بيانات الشركات داخل المنصة.
يوضح المشروع من أعمال أحمد فوزي كيف يرتبط تصميم الشاشة بمسؤولية المستخدم والبيانات التي يحتاجها. تختلف متطلبات شركتك حسب نشاطها؛ يستخدم المثال لشرح العلاقات داخل نظام فعلي، وليس لإضافة كل هذه الأقسام إلى أي مشروع.
تحديد النسخة الأولى واختبارها
اختر مسارا يمكن إكماله داخل النسخة الأولى من بدايته إلى نهايته. إذا كانت الأولوية متابعة الطلبات، فيجب أن يستطيع المستخدم إنشاء الطلب وإسناده وتحديث حالته ومراجعته بالصلاحيات المناسبة.
جهز حالات اختبار من العمل اليومي وحالات التعذر والتعديل. حدد المسؤول عن قبول كل مسار، وطريقة حفظ النسخ الاحتياطية واستعادتها، وما يحتاجه الموظفون للتدريب. إذا كان النظام منتجا لعدة شركات باشتراكات، فتضاف متطلبات عزل البيانات والباقات وإدارة الاشتراكات ضمن نطاق منصة SaaS.
للبدء في برمجة نظام إداري للشركة، أرسل وصف العملية الأساسية والأدوار والملفات المستخدمة حاليا. نناقش معك التفاصيل لتحديد الوظائف ومراحل التنفيذ والتكلفة.